Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Co je psáno, to je dáno. Toto zásadní pravidlo je dnes třeba trochu updatovat na: Co je zaznamenáno, dá se dohledat. Každá firma pracuje s dokumenty a bohužel až 30 % společností zaznamenává jejich ztrátu. Jak tomu předejít?

Univerzální nástroj pro správu dokumentů roste s firmou

Stále ještě řada společností včetně úřadů uchovává dokumenty v písemné podobě, nebo je skenuje a ukládá do složek na server nebo cloudu. To považuje za digitalizaci a bezpečnou správu svého možná největšího interního jmění. Vyhledání takto uloženého dokumentu pro další práci s ním nemusí být snadné. Z nedávného průzkumu International Data Corporation zaměřeného na efektivitu práce vyplynulo, že zaměstnanec stráví průměrně pět hodin týdně hledáním dokumentů. Při plném pracovním úvazku se tedy jedná o 20 hodin měsíčně, které by při správném použití DMS mohl využít mnohem efektivněji. Navíc mívají jednotlivá oddělení jako HR, účtárna, IT, management a podobně svou agendu uloženu separátně a musejí pak dokumenty s kolegy buď sdílet na cloudovém úložišti, nebo si je posílají e-maily, či je tisknou a předávají si je v papírové podobě, a to může opět vést k chybám, ztrátám či opomenutím.

Nástrojem, který dokáže tento mnohdy až neutěšený stav efektivně vyřešit, může být kvalitní a univerzální Dokument Management Systém (DMS), jenž dokáže navíc růst s požadavky firmy. „Znamená to, že ačkoli se primárně zavádí například pro HR agendu, může v něm své dokumenty spravovat i účtárna a další oddělení. Takový nástroj dokáže pokrýt všechny procesy spojené se správou dokumentů bez ohledu na to, o jaký typ dokumentu a jakou firmu se jedná,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel ze softwarové a poradenské společnosti Onlio, která stojí za vývojem DMS eDoCat.

Efektivita a digitalizace procesů je klíčem k úspěchu

V každé firmě, bez ohledu na její core business, existuje šest základních procesů, kterými se zaměstnanci při práci s dokumenty zabývají. Nejprve musí dokument vytvořit.  K tomu je vhodné využívat předem definované šablony, což urychlí práci a zjednoduší následnou manipulaci s dokumentem díky klasifikaci.  Dále je třeba dokument připomínkovat a následně schválit, bez ohledu na to, jak a kdo na něm pracoval. Další fází je prokazatelné seznámení se s obsahem, ať už jde o interní směrnici, smlouvu, projektové podklady či akceptační protokol. „A v neposlední řadě do těchto základních procesů spadá i přezkoumání čili revize dokumentů a jejich vyhledávání. V univerzálním DMS je možné provádět veškeré tyto úkony, čímž se v podstatě naplňuje pojem digitalizace procesů práce s dokumenty a kruh se uzavírá,“ shrnuje podstatu správné digitalizace Pavel Nykl.

Dokumenty musí být nejen centrálně uloženy na jednom úložišti s jasně definovanými bezpečnými přístupy pracovníků. Tyto dokumenty musí být také správně klasifikované, tedy mít strukturované vlastnosti, metadata, která umožní rychlé vyhledávání dle přístupových oprávnění. „A v neposlední řadě se pomocí DMS zefektivní oběh dokumentů po firmě. Stále s nimi budou pracovat lidé, ale uvnitř systému, který nenechá nikoho zapomenout na to, co má s dokumentem udělat,“ uzavírá Pavel Nykl, obchodní ředitel Onlio.

Zdroj: Komunikační agentura Seteva